Schluss mit dem Mailwahnsinn - Ein Leitfaden für ein sinnvolles Mail-Management

Kennen Sie das? Früh morgens, Start in den Tag. Sie öffnen Ihr Mail-Postfach und werden bereits von X ungelesenen Nachrichten begrüsst. Nach einer mühevollen Beantwortung und Bearbeitung aller Nachrichten, geht das Ganze gefühlt bereits wieder von vorne los. Mal kurz einen Tag nicht im Büro scheint die Situation bereits gar völlig ausser Kontrolle.

Einige Mails können wichtige Informationen enthalten, andere hätten aber wahrscheinlich auch einfach nie geschrieben werden müssen.

Willkommen im heutigen Büroalltag. Willkommen im Mailwahnsinn!

WIX Media: "stressed man", www.wix.com

In diesem Artikel möchte ich Ihnen zeigen, wie Sie sich vom überflüssigen E-Mail-Stress befreien, welche Tipps Sie im Alltag unterstützen können, warum E-Mails (trotz allem) oft die bessere Wahl gegenüber Meetings oder Telefonaten sind und weshalb Ihr Posteingang kein Chatroom sein sollte. Mit Tipps für Ihr persönliches Mail-Management und eine professionelle Mailorganisation.

E-Mails: Genial gedacht – falsch genutzt

E-Mails waren ursprünglich ein Werkzeug zur strukturierten, asynchronen Kommunikation. Eine Ablösung des früheren Postverkehrs.

Heute sind sie oft Reizüberflutung, Arbeitsabschiebung und teilweise absolut falsch eingesetzt.

Der Grund:

• Zu viele CCs

• Keine klare Betreffzeile

• Kein erkennbarer "Call-to-Action" / Keine klare Forderung oder "Nicht-Forderung" einer weiteren Tätigkeit

• Keine klare Schreibweise (zur Vermeidung von Missverständnissen sind viele Rückfragen erforderlich)

• Unnötige Mailnachrichten

Doch statt Mails zu verteufeln, lohnt es sich, sie strategisch zu nutzen – denn sie haben gegenüber Meetings oder Anrufen auch entscheidende Vorteile.

Warum E-Mails oft besser sind als Meetings oder Telefonate

1. Asynchrone Kommunikation spart Zeit:

   Niemand muss seinen Kalender blockieren oder aus dem Flow gerissen werden. E-Mails ermöglichen es, Antworten in einem passenden Zeitfenster zu verfassen – effizient und fokussiert.

   
   

2. Dokumentation & Nachvollziehbarkeit:

   E-Mails lassen sich archivieren, durchsuchen und weiterleiten. Sie sind damit deutlich nachhaltiger als flüchtige Telefonate.

   
   

3. Bessere Vorbereitung:

   Eine gut formulierte E-Mail zwingt Sender wie Empfänger zur Klarheit – eine Disziplin, die viele Meetings vermissen lassen.

   
   

4. Vermeidung von unnötigen Gesprächen:

   Viele Meetings und Rücksprachen könnten durch eine gut strukturierte Mail ersetzt werden – das spart allen Beteiligten wertvolle Zeit.

8 Strategien zur Mailorganisation und für ein professionelles Mail-Management

1. Schreiben Sie weniger – aber besser.

   Nicht jede Information muss sofort oder überhaupt per Mail raus. Überlegen Sie: „Braucht mein Gegenüber diese Info wirklich?" Ist die Situation ggf. sowieso schon klar oder kann die Information bei der ohnehin nächsten stattfindenden Rücksprache geteilt werden.*

   
   

   *Mein ganz persönlicher Tipp!: Führen Sie ein strukturiertes Notizbuch (analog oder digital), wo sie mögliche zu diskutierende Themen, Pendenzen, usw. nach Interessengruppen unterteilen. Bspw. leite ich verschiedene Teams und versuche Informationen immer zusammengefasst in die einzelnen Teammeetings zu tragen. Dasselbe gilt für Themen innerhalb des Managements. Versuchen Sie's!

   
   

2. Verwenden Sie klare Betreffzeilen.

   Ein Betreff wie „Frage zum Projektstatus bis Freitag“ ist hilfreicher als „Projekt“. Bonus: E-Mails mit klaren Betreffs werden schneller beantwortet.

   Bemühen Sie sich, klare Betreffzeilen zu wählen und diese ggf. bei fortlaufendem Mailverlauf zu aktualisieren.

   
   

3. Reduzieren Sie CC und „Antwort an alle“.

   Nicht jede Person muss in jede Konversation eingebunden werden. Weniger ist oft mehr – auch beim Mailverteiler. Aber Vorsicht! Es gilt die Unternehmensphilosophie und allgemeine Handhabung im Unternehmen zu berücksichtigen. Die CC-Funktion hat durchaus ihre Berechtigung und kann auch sehr sinnvoll eingesetzt werden, dass mögliche Mitwirkende auf dem Laufenden bleiben. Alternativ müssen diese jeweils ergänzend informiert werden, was ebenfalls Zeit und Mühe in Anspruch nimmt. Ich persönlich schätze die Mitaufführung im CC bei relevanten Themen.

   
   

4. Fassen Sie sich kurz – aber präzise.

   Ihre E-Mail ist keine WhatsApp-Nachricht, aber auch kein Roman. Drei Absätze, ein klarer Call-to-Action – fertig. ABER: Erläutern Sie die erforderlichen Themen auf Basis des Wissensstandes des Empfängers. Lieber ein, zwei Sätze mehr - Dafür sind keine Rückfragen erforderlich.

   
   

5. Mails sind kein Chatroom.

   Vermeiden Sie „Einzeiler-Dialoge“ wie „Danke 😊“ oder „Was meinst du genau?“ ohne Kontext. Diese zerschneiden den Lesefluss und führen zum berüchtigten „E-Mail-Pingpong“.

   
   

6. Schaffen Sie sich eine Struktur innerhalb Ihres Postfaches.

   Gerade wenn Sie über Outlook arbeiten, gibt es diverse Möglichkeiten, die Sie im Mail-Alltag für ein richtiges Mail-Management unterstützen können. Bspw. können Sie Ihr Postfach in verschiedene Postfächer unterteilen und automatische Zuteilungen bei einem Maileingang hinterlegen. Ich nutze diese Funktion bei bspw. automatischen Benachrichtigungen (Back-ups, Maschinennachrichten, o.Ä.) oder bei bspw. systemausgelösten Genehmigungsanfragen, Zeitfreigaben, usw.

   Ergänzend können Sie Schriftblöcke und Signaturen zur effizienteren Erstellung von Nachrichten anlegen.

   Generell finden Sie dazu auf YouTube diverse Videos. Diese können Sie unterstützen.

   
   

7. Keine Benachrichtigungen.

   Schalten Sie Benachrichtigungen aus. Überall. Immer.

   Es ist ungesund, sich von den vielen Benachrichtigungen immer aus dem Fokus treiben zu lassen. Nehmen Sie sich bewusst Zeit, um Ihre Nachrichten zu bearbeiten. In der Zwischenzeit - Schliessen Sie Ihr Postfach und konzentrieren Sie sich auf Ihre Ziele. Glauben Sie mir - Das ist ein Gamechanger.*

   
   

   *Hierzu wurde auf Blog GOT ein Beitrag zum Thema "Zeitmanagement" veröffentlicht.

   Diesen finden Sie hier.

   
   

8. EXTRA TIPP: Bleiben Sie stets formell.

   Zugegeben, hierbei handelt es sich um einen sehr persönlichen Tipp, den ich Ihnen mit auf den Weg geben möchte. Ich bearbeite viele Mails schon aus Prinzip nicht, wenn ich darin nicht direkt angeschrieben werde. Eine formelle Anschrift und eine gute Rechtschreibung dürfen erwartet werden. Sie drücken die Sorgfalt aus, die bei der Erstellung der Nachricht aufgewendet wurde. Eine Sorgfalt die somit auch von der Gegenseite bei der weiteren Bearbeitung gefordert wird.

Wenn E-Mail, dann richtig

Der E-Mail-Kanal ist ein äusserst leistungsfähiges Werkzeug – wenn er professionell eingesetzt wird. Der Schlüssel liegt in klaren Spielregeln, einem bewussten Kommunikationsstil und der Entscheidung, wann eine Mail sinnvoll ist – und wann eben nicht.

Wer seine Mails intelligent managt, gewinnt nicht nur Zeit, sondern auch Ruhe, Struktur und Respekt in der täglichen Kommunikation. Der Posteingang ist kein Aufgaben-Generator – sondern ein Werkzeug. Nutzen Sie es dafür.

In diesem Sinne: Schreiben Sie weniger, aber besser! Und stets, Formell bleiben!

Haben Sie ergänzende Tipps oder Anregungen? Wie führen Sie Ihr Mail-Management?

Bitte teilen Sie Ihre Gedanken in den Kommentaren!