To-Do-Liste erstellen - Effizienz, Priorisierung und Produktivität

Eine To-do-Liste ist einfach erklärt eine Listung von Aufgaben, die Sie erledigen möchten/müssen. Ein wahres Wunderwerkzeug für Ihr Aufgaben- und auch Stressmanagement.

Insbesondere in Zeiten wo man viel um die Ohren hat, kann eine To-Do-Liste wahrlich befreiend sein. Hierbei bleibt es dem Anwender selber überlassen, in welchem Ausmasse er diese einsetzen möchte. Kurz-, mittel- oder langfristig.

Ich persönliche nutze die To-Do-Liste insbesondere in Zeiten einer hohen Belastung, im Sinne von hohem Workload. Sie verschafft mir innert kurzer Zeit den Überblick, den ich brauche.

Aufbau einer To-Do-Liste

Die Liste sollte im Wesentlichen beinhalten

• Aufgaben, die es zu erledigen gilt. Hierbei obliegt es dem Anwender, welche Informationen ggf. zur Aufgabe ergänzend gelistet werden oder in welchem Umfang die Tätigkeiten eingegrenzt und/oder in kleinere Schritte unterteilt werden.

Mögliche Ergänzungen

• Prioritäten

  Die To-Do's werden mit einem Prioritätswert ergänzt, um die Dringlich- und Wichtigkeit der einzelnen Aufgabe darzustellen. Die To-Do-Liste eignet sich mit diesem Schritt ideal zur Prioritätendefinition. Bspw. werden die Aufgaben über eine Skala von 1 bis 3 bewertet. 1 = sehr wichtig, bestenfalls noch am gleichen Tag erledigen. 2 = wichtig, ich sollte mir die Zeit einplanen, wann ich mich dieser Aufgabe widmen kann. 3 = kann kurzfristig vernachlässigt werden, sollte aber demnächst angegangen werden.

  
  

• Zieltermin / Starttermin

  Bei einer mittel- oder längerfristigen Darstellung der Aufgaben werden diese mit einem Zieltermin und ggf. auch einem Starttermin ergänzt.

• Benötigter Zeitrahmen

  Die einzelnen Tätigkeiten werden mit einer voraussichtlich benötigter Zeitrahmen ergänzt.

• Verantwortliche Stelle / Delegation

  Von der Führung macht es auf jeden Fall Sinn, dass man für bestimmte Aufgaben den Weg der Delegation wählt und die jeweilige Tätigkeit einer verantwortlichen Stelle zuweist.

  
  

Praxistipps

1. Nutzen Sie die Methode, wie es für Sie funktioniert.

   
   

2. Verfallen Sie nicht in einen Planungswahn. Das Leben ist keine Abfolge von Schritten und Abarbeit von vorgenommenen Zielen. Es ist nicht gut, wenn man sich immer nur auf das konzentriert, was es noch zu erledigen gilt. Sie werden sowieso nie alles schaffen, was Sie sich vornehmen. Lassen Sie stets Raum für Flexibilität. Sowohl im Einsatz einer To-Do-Liste im persönlichen, als auch im beruflichen Umfeld.

   
   

3. Bleiben Sie effizient. Eine To-Do-Liste soll keine komplexe Projektplanung abbilden. Es ist völlig ausreichend, sich auf das Wesentliche zu beschränken. So wie es Ihnen persönlich am meisten Unterstützung bietet.

   
   

4. Halten Sie sich an Ihre vorgenommenen Schritte und vermeiden Sie Ablenkung.

   
   

5. Schliessen Sie ein To-Do vollständig ab, bevor Sie mit dem nächsten fortfahren.

Eine To-Do-Liste ist eine Methode, welche Sie in Ihrem Zeitmanagement unterstützt. Zum Thema Zeitmanagement wurde bei uns vor Kurzem ein Beitrag veröffentlich. Diesen finden Sie hier.

Q and A:

• Was ist eine To-Do-Liste einfach erklärt?

  Eine To-Do-Liste ist eine Listung von Aufgaben, die Sie erledigen möchten.

  
  

• Was ist eine To-Do-Liste einfach erklärt?

  Das Ziel der To-Do-Liste ist es, sich einen Überblick über alle noch zu erledigenden Aufgaben zu schaffen. Dadurch lassen sich Zeit und Ressourcen besser planen, um das Ziel schnell und erfolgreich zu erreichen. Sie bildet ein optimales Werkzeug im Bereich Zeitmanagement, Aufgabenmanagement und Stressmanagement.

  
  

• Wie sieht eine gute To-Do-Liste aus?

  - Einfachgehaltene und klare Aufgabendefinition

  - Erreichbare Zielsetzung

  - Darstellung nach Priorität

  - Nicht zu viele Aufgaben, da die Liste sonst demotiviert

  - Angabe des notwendigen Zeitrahmens

• Wie gestalte ich eine To-Do-Liste?

  - Eingrenzung nach gewisser Art von Tätigkeit (bspw. Haushalt, bestimmtes Projekt, usw.)

  - Listung der To-Do's

  - Sortierung nach Priorität

  - ggf. Zeitrahmen, Zieltermin, Verantwortung, usw.

  
  

• Sind To Do-Listen sinnvoll?

  Ja, wenn diese im angemessenen Rahmen und zu einem bestimmten Zweck verwendet werden. Sie eignen sich hervorragend zur Sortierung und Priorisierung von Aufgaben. Die Methode findet auch oft Verwendung, um den Kopf frei zu kriegen. Nach dem Motto: Alles mal aufschreiben und dann schauen, was wirklich wichtig ist.

  
  

• Hat die To-Do-Liste auch Nachteile?

  Ja. Die Liste darf nicht zu lange sein, da sie sonst nur demotiviert. Zudem sollte man sich langfristig nicht nur auf das konzentrieren, was es noch zu erledigen gilt. Lassen Sie immer Raum für Flexibilität und lassen Sie es ab einem gewissen Punkt auch wieder gut sein.