Zeitmanagement - Erfolgreich und zielführend (inkl. Tipps für Ihren Alltag)

Was verstehen Sie unter einem "guten" Zeitmanagement? Maximale Produktivität? So viel wie möglich in kürzester Zeit? "Work smarter, not harder"?

Haben Sie hierzu schonmal Techniken ausprobiert? Wie waren Ihre Erfahrungen?

Wie bekommen Sie alles "unter einen Hut"? Privatleben, Hobby, Familie, Job?

Nach Duden steht der Begriff "Zeitmanagement" für den "Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit."

Er lässt also verschiedene Betrachtungen zu. Als Begriff für die Tätigkeitsplanung im Berufsalltag, aber auch für persönliche Herausforderungen. Bspw. das Handling zwischen Familie, Beruf, Hobby oder anderweitiger Verpflichtungen.

In diesem Artikel: Die ganzheitliche Betrachtung des Begriffes "Zeitmanagement" und Tipps für Ihren Alltag im "Managen Ihrer Zeit".

«Zeitmanagement = Umgang mit der zur Verfügung stehenden Zeit.»

Zeitmanagement - nicht gleich Produktivität

Zum Thema Zeitmanagement finden Sie im Internet viele Informationen und Fachartikel. Oft wird der Begriff nur mit bestmöglicher Produktivität in Verbindung gebracht. Ein unvollständiges Bild.

Sind Sie ausgeglichen? Können Sie Ihre Zeit für die Dinge einsetzen, die Sie wirklich auch tun möchten? Können Sie sich an Ihrem Arbeitsplatz auf Ihre Arbeit konzentrieren? Sind Sie motiviert? Sind Sie glücklich?

Oder arbeiten Sie vielleicht zu viel? Sind Sie unkonzentriert? Fühlen Sie sich fremdgesteuert und teils auch überfordert? Verlieren Sie Ihre Pendenzen aus dem Blick? Verbringen Sie zu wenig Zeit mit Ihrer Familie?

Für was nehmen wir uns Zeit? Was ist uns wichtig? Wo und wie setzen wir Prioritäten? Können wir Nein sagen? Welche Verpflichtungen haben wir? Welche Ziele möchten wir erreichen? Wo legen wir kurz- und langfristig den Fokus? Wie planen wir unseren Tag?

Alles ist Zeitmanagement.

Ausgleich - Qualitätszeit, Verpflichtung und Alltag

Unser Alltag ist nicht einfach! Unsere Mitmenschen und auch wir selber haben Erwartungen an uns. Im Berufs-, wie auch im Privatleben. Verpflichtungen, die es zu erfüllen gilt. Verantwortungen. Risiken. Sorgen. Gesundheit. Chancen und Momente, die erkannt werden möchten. Aber nur begrenzte Zeit, welche uns zur Verfügung steht.

In allen Bereichen gilt es einen für sich zufriedenstellenden Ausgleich zu finden. So, wie es für einen persönlich am besten passt. Die Zeit ist unser wertvollstes Gut. Es obliegt in der eigenen Verantwortung, wie man seine Zeit einsetzt.

Vogelperspektive - Prioritäten setzen

Manchmal hat man das Gefühl, die Zeit "rennt einem davon". Man fühlt sich fremdbestimmt und die Tage fliegen nur so dahin. Ein Termin nach dem nächsten. Kaum ein Problem gelöst, schon folgt das Nächste. Eine Reparatur am Haus, ein Besuch beim Kinderarzt, eine Geburtstagsfeier, ein Coiffeur-Termin, ein Firmenevent, Vereinsversammlung, usw.

Dieselbe Situation im Geschäftsalltag. Man wird mit Mails, Meetings und Telefonaten bombardiert. Ein To-Do nach dem anderen. Zielverfolgung. Deadlines einhalten. Das nächste Eskalationsgespräch. Ein kurzfristiges Kundentelefonat. Alles müsste schon gestern erledigt sein. Zeitverzug. Das Tagesgeschäft erdrückt ein förmlich.

Zeit, raus zu zoomen. Vogelperspektive. Wir sind nicht dazu verpflichtet, jeden Termin wahrzunehmen. Wir müssen nicht auf jedes Anliegen Anderer eingehen. Im Privaten, sowie auch nicht im Geschäftlichen. Natürlich - Gewisse Entscheidungen haben auch gewisse Konsequenzen. Jeder muss für sich entscheiden, wie und wo man Prioritäten setzt. Was ist wichtig, was vielleicht weniger? Was hat jetzt Priorität? Welches Ziel wird verfolgt?

"Wir sind nicht dazu verpflichtet, jeden Termin wahrzunehmen. Wir müssen nicht auf jedes Anliegen Anderer eingehen."

Tipps für den Alltag:

Es gibt viele Tipps und Tricks, die Sie unterstützen können. Wir haben einige für Sie zusammengefasst:

• Planung und Fokuszeit

Eine gute Planung schafft Übersicht. Nehmen Sie sich die Zeit und notieren Sie, was Sie beschäftig. Was gilt es zu erledigen? Was hat Priorität? Was ist jetzt wichtig?

Reservieren Sie sich bewusst Zeitblöcke, wo Sie sich eine Übersicht verschaffen.

• Einschränkung der Erreichbarkeit

Es ist nicht notwendig immer erreichbar zu sein. Im Privaten, wie auch im Geschäftsalltag. Unterbrechungen schaden nicht nur der Qualität der Arbeit, sie sorgen auch für Ineffizienz. Reservieren Sie sich bewusst Zeitfenster, wo Sie sich nur auf die vorgenommene Aufgabe konzentrieren.

• Eliminieren Sie Benachrichtigungen

Benachrichtigungen sind Unterbrechungen. Das Schlimmste sind Mail-Benachrichtigungen. Setzen Sie diese nur so ein, wie für Sie sinnvoll. Auch von Benachrichtigungen aufs Smartphone oder gar auf eine Smart-Watch ist abzuraten. Planen Sie sich bewusst Zeit zur Bearbeitung Ihrer Mails ein.

• Handeln Sie nicht kurzfristig

Sie brauchen nicht auf jeden Impuls gleich eine Reaktion zu zeigen! Erwartet man von Ihnen eine Unternehmung - Planen Sie diese! Reagieren Sie nur kurzfristig, wenn dies die Situation auch zwingend von Ihnen verlangt. Sie können sich nicht sofort mit jedem Anliegen Anderer auseinandersetzen. Das müssen Sie auch nicht.

• Nein

Nehmen Sie sich das Recht "Nein" zu sagen. Es ist Ihre Zeit. Entscheiden Sie, was Priorität hat. Im Geschäftlichen, wie auch im Privaten. Mit jedem "Nein" sagen Sie "Ja" zu sich selbst.

• Time-Out

Planen Sie sich bewusste Ruhezeiten ein. Ohne TV, Smartphone, Social Media, usw. Jeder Mensch braucht auch Zeit für sich. Zeit zum Nachdenken. Zeit für neue Ideen und Kreativität.

• Methoden

Es gibt verschiedene Modelle, welche unterstützen können. Die klassische "To-Do" Liste, das "Eisenhower-" oder "Pareto-Prinzip", "Timeboxing", etc. Nutzen Sie alles, was Sie unterstützt.

• Schliessen Sie Ihre Tätigkeiten ab

Lassen Sie nichts halbfertig. Versuchen Sie, alle Ihre Tasks immer abzuschliessen.

Bei einer grösseren Angelegenheit, oder sollte es Ihnen nicht möglich sein, schliessen Sie die Aufgabe bei einem späteren nachvollziehbaren Punkt ab. Notieren Sie, wo Sie stehen geblieben sind und was die nächsten Schritte sind. So wissen Sie bei der erneuten Aufnahme direkt, woran Sie weiterarbeiten müssen.

• Bündeln Sie die nervigen kleinen Dinge

Oft sind es kleine Aufgaben, die in uns Stress verursachen. Das können ganz Banale Dinge wie Rechnungen zahlen, Müll entsorgen, Glühbirne wechseln, usw. sein. Bündeln Sie diese Aufgaben und schliessen Sie alle zusammen ab. Erledigt! Nicht mehr darüber nachdenken.

• Schritt für Schritt / Step-by-Step

Lassen Sie sich nie vom "grossen Ganzen" überfordern. Unterteilen Sie grosse Ziele in kleine Teilziele.

• Machen Sie Notizen

Schreiben Sie. Machen Sie Notizen. Wenn Sie sich etwas vornehmen, schreiben Sie es sich auf. So haben Sie ein bewusstes System, und müssen nicht immer an alles denken. Sie haben den Kopf frei für die wichtigen Dinge.

• Planen Sie sich genug Zeit für das Wichtige im Leben

Vergessen Sie nie, was Ihnen wirklich wichtig ist. Setzen Sie dies immer an erster Stelle.

Zeit kann Ihnen Niemand zurückgeben. Und Niemand weiss, wie viel Zeit einem noch zur Verfügung steht.

"Sie brauchen nicht auf jeden Impuls gleich eine Reaktion zu zeigen! Erwartet man von Ihnen eine Unternehmung - Planen Sie diese! Reagieren Sie nur kurzfristig, wenn dies die Situation auch zwingend von Ihnen verlangt."

Weitere Information / Quellen:

https://www.duden.de/rechtschreibung/Zeitmanagement#google_vignette